Comment optimiser la relation avec votre fournisseur de logiciel RH ?

Pourquoi optimiser l’expérience fournisseur ?

On parle beaucoup de l’Expérience Candidat dans le recrutement, mais une bonne relation avec vos fournisseurs est tout aussi importante. Il est primordial d’établir une relation de confiance avec ses fournisseurs. En créant un lien affectif, vous vous assurez des réponses rapides et adaptées à vos besoins préalablement établies. Il s’agit d’une relation “donnant donnant”, qui favorise les deux parties.

Quels fournisseurs approcher ?

Avant d’approcher plusieurs fournisseurs au hasard, vous devez au préalable être en mesure d’identifier votre besoin pour sauver du temps lors de vos recherches.

Voici quelques exemples d’étapes à réaliser pour vous assurer de rencontrer uniquement les fournisseurs qui sauront répondre à votre demande :

• Dresser une liste des plateformes dont vous avez déjà entendu parler ou qui vous ont déjà été recommandées;

• Faire des recherches sur des sites tels que Capterra, où il est possible de voir des avis et commentaires des utilisateurs de la plateforme (prendre ces informations avec vigilance en tentant de soulever uniquement les tendances);

• N’hésitez pas à consulter les sections Pricing ainsi que les fiches descriptives des fonctionnalités de la plateforme afin de vous assurer que leur prix convient à votre budget;

• Questionner les utilisateurs actuels des plateformes qui vous intéressent sur les réseaux sociaux (LinkedIn, groupes privés Facebook..).

Comment communiquer avec ses fournisseurs ?

La première prise de contact avec les fournisseurs n’est pas à prendre à la légère, c’est la première impression que le fournisseur aura de vous et votre entreprise. Lors d’une demande de démonstration de plateforme par exemple, vous devez être clair et concis, tout en donnant tous les détails dont il aura besoin pour vous fournir les informations nécessaires :

• Faire un résumé de votre entreprise (mise en contexte, taille, industrie...);

• Partager votre fichier d’analyse de besoins avec la pondération des fonctionnalités désirées;

• Idéalement, exiger le fournisseur à compléter votre liste de requis avant la démo;

• Nommer les dealbreakers d’emblée;

• Citer les personnes qui feront partie de la démonstration;

• Clarifier le temps que vous avez pour la démo;

• Précisez le nombre de plateformes que vous avez prévu de rencontrer.

À la fin de votre processus, n'oubliez pas de tenir informer les fournisseurs non sélectionnés de votre choix. Une bonne communication et un feedback authentique sont la base pour un lien de confiance solide !

Exemple de gabarit de courriel :

Voici un exemple de gabarit de courriel à utiliser quand vient le temps d’approcher ses fournisseurs dans le cadre d’un processus de sélection d’un logiciel pour vos ressources humaines :

" Bonjour [NOM CONTACT],

J'espère que vous allez bien !

Nous sommes actuellement à la recherche d’un [TYPE DE LOGICIEL] et votre plateforme fait partie des 3 solutions que nous considérons (Solution A, B et C). C’est pourquoi nous aimerions avoir une démonstration plus détaillée et valider avec vous si elle pourrait convenir à notre entreprise.

Vous trouverez donc en pièce jointe un résumé de nos besoins, notre contexte et d'autres informations pertinentes. Les éléments déterminants porteront principalement sur :

• [Dealbreaker 1]

• [Dealbreaker 2]

• [Dealbreaker 3]

Au sein de ce rapport, vous trouverez un tableau avec la liste des fonctionnalités désirées. Je vous invite à compléter la colonne "votre score" dans ce tableau avant notre rencontre afin de maximiser le temps de notre démonstration. Ce serait grandement apprécié.

• N'hésitez pas à ajouter des commentaires expliquant votre score. De cette façon, nous serons sûrs de ne rien manquer et de ne pas avoir de surprises.

• La section "notre score" est la classification de nos priorités. Vous pouvez également trouver la légende de ce score sur le côté droit.

Voici nos disponibilités pour la démonstration : [DISPONIBILITÉS].

Nous avons uniquement 1h par démonstration. Deux conseillères en ressources humaines et la directrice des ressources humaines participeront aux démonstrations.

Merci beaucoup à l’avance pour votre temps et au plaisir de discuter avec vous !

[RAPPORT EN PIÈCE JOINTE]"

Sur cela, bon magasinage !

Nous sommes là pour vous !

Et si vous souhaitez être accompagnés dans la sélection et/ou l'implantation d'une solution RH (ATS, logiciels RH...), notre équipe est là pour vous aider.

Nous réaliserons, avec toute votre équipe, plusieurs ateliers visant à déterminer les fonctionnalités essentielles par rapport à VOS besoins. Nous serons par la suite en mesure de vous conseiller les plateformes s'en rapprochant le plus afin de réaliser la transformation numérique de votre entreprise.

En plus, en tant que conseiller numérique du Programme canadien d'adoption du numérique (PCAN), nous pourrions vous faire bénéficier d'une subvention couvrant jusqu'à 90% des frais d'accompagnement à la sélection de votre outil !

Et si vous pensez que vous et votre équipe avez besoin d'un petit coup de pouce en matière de gestion du changement, nous proposons également une formation ayant été dispensée à l'Ordre des conseillers en ressources humaines agréés : Bien gérer la sélection et l’implantation d’un nouveau logiciel RH.

Alors, n'attendez plus et contactez-nous, Véronique, la présidente de Halotalent se fera un plaisir de répondre à toutes vos questions sur nos services concernant votre projet !